L'ufficio del Protocollo Generale cura la registrazione in ordine cronologico di tutti gli atti di corrispondenza in entrata ed in uscita dal comune, a ciascuno dei quali viene attribuito un numero progressivo con relativa data di registrazione.
L'iscrizione della corrispondenza in entrata nel registro di protocollo, che attesta ad ogni effetto l'avvenuta ricezione da parte del Comune dell'atto depositato, contiene anche l'indicazione del settore o dell'ufficio a cui l'atto viene trasmesso per competenza.
Dalla data di iscrizione dell'atto nel registro di protocollo decorrono i termini relativi alla durata massima di ciascun procedimento amministrativo, come definiti nei rispettivi regolamenti.
Tutti gli interessati possono ottenere presso l'Ufficio Relazioni con il Pubblico informazioni relative agli estremi di registrazione degli atti da essi inviati al Comune.

Chiunque abbia necessità  di inviare atti o documenti di qualsiasi tipo (richieste, segnalazioni, dichiarazioni, ecc.) al Comune di Sestri Levante può, in alternativa al servizio postale, consegnarli direttamente:

· presso l'Ufficio Relazioni con il Pubblico, al piano terreno della sede di Piazza Matteotti 3, negli orari di apertura dell'ufficio, per qualsiasi tipo di atto;

· presso gli altri uffici delle sedi di Viale Dante, Piazza della Repubblica (Polizia Municipale) o via Nazionale " nei rispettivi orari di apertura al pubblico - nel caso in cui l'utente preferisca far verificare dal personale dell'ufficio competente la completezza e la regolarità  dei documenti depositati;

· presso l'Ufficio Protocollo, nel caso di presentazione di richieste di partecipazione o di offerte nell'ambito delle procedure di gara (appalti di opere o di servizi, concessioni, ecc).

Gli utenti che consegnano personalmente un documento possono richiedere al personale dell'ufficio comunale che lo riceve di porre un timbro su una copia dell'atto per attestare l'avvenuta ricezione da parte del Comune e la relativa data. Nel timbro non può essere indicato il numero di protocollo, poiché la registrazione al protocollo avviene in un momento successivo.

L'archivio generale del Comune é composto da tutti gli atti ed i documenti formati dall'Amministrazione Comunale o provenienti da altri soggetti e da essa comunque utilizzati nello svolgimento delle proprie funzioni.
Attraverso la consultazione dei documenti di archivio é possibile ricostruire lo svolgimento di singole pratiche amministrative come pure la storia di particolari periodi o aspetti della vita della città .
Il documento più antico conservato nell'archivio comunale (un mandato di pagamento) risale al 1600.
La consultazione dell'archivio storico comunale é aperta a coloro che ne abbiano la necessità  per motivi di studio o di ricerca. I tempi e le modalità  della consultazione devono essere concordati con la sig.ra Viviana Gori, responsabile dell'archivio generale.

I documenti più antichi (dal 1600 al 1924) sono conservati nel palazzo municipale di Piazza Matteotti.

A causa della transitoria indisponibilità  di locali adeguati e conformi ai requisiti di sicurezza ed alla normativa antincendio, una parte dell'archivio comunale (gli anni dal 1925 fino al 1964) é temporaneamente conservata nel deposito di una ditta specializzata nel comune di Desana (VC). I documenti sono ugualmente ordinati e consultabili.

A parte gli atti generali e i documenti dell'archivio storico, liberamente accessibili da chiunque, la possibilità  per gli interessati di prendere visione o ricevere copia di atti o documenti relativi a specifici procedimenti é disciplinata dal Regolamento comunale sugli atti ed i procedimenti amministrativi e sull'accesso alla documentazione d'ufficio (Delib. Commiss. N. 94 del 30.9.1993), sulla base della legislazione vigente.

· Regolamento comunale sugli atti ed i procedimenti amministrativi e sull'accesso alla documentazione d'ufficio (Delib. Commiss. N. 94 del 30.9.1993);

· Legge 7.8.1990 n. 241;

· D.P.R. 28.12.2000 n. 445 - "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa".