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Archivio E Protocollo Generale



Protocollo Generale

L'ufficio del Protocollo Generale cura la registrazione in ordine cronologico di tutti gli atti di corrispondenza in entrata ed in uscita dal comune, a ciascuno dei quali viene attribuito un numero progressivo con relativa data di registrazione su supporto informatico.
La registrazione della corrispondenza in entrata attesta ad ogni effetto l'avvenuta ricezione da parte del Comune dell'atto depositato.
Dalla data di registrazione dell'atto nel registro di protocollo decorrono i termini relativi alla durata massima di ciascun procedimento amministrativo, come definiti nei rispettivi regolamenti.
Tutti gli interessati possono ottenere presso l'Ufficio Protocollo informazioni relative agli estremi di registrazione degli atti da essi inviati al Comune.
In conformità all’art. 5 del D.P.C.M. 31.10.2000 (“Regole tecniche per il protocollo informatico”) ed in attuazione del Capo IV del D.P.R. 28.12.2000 n. 445 (“Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”), il Comune di Sestri Levante ha adottato il Manuale di Gestione del Protocollo Informatico (pubblicato in allegato a Deliberazione di Giunta Comunale n. 241 del 30 dicembre 2010 - in questo sito - Deliberazioni - Albo Pretorio on line)

Consegna di atti e documenti all'Amministrazione Comunale

Chiunque abbia necessità di inviare atti o documenti di qualsiasi tipo (richieste, segnalazioni, dichiarazioni, ecc.) al Comune di Sestri Levante può, in alternativa al servizio postale, consegnarli direttamente presso l'Ufficio Relazioni con il Pubblico, al piano terreno della sede di Piazza Matteotti 3, negli orari di apertura dell'ufficio, per qualsiasi tipo di atto.

Gli utenti che consegnano personalmente un documento possono richiedere al personale dell'ufficio di porre un timbro su una copia dell'atto per attestare l'avvenuta ricezione da parte del Comune e la relativa data. Normalmente la registrazione al protocollo avviene in un momento successivo rispetto al deposito del documento.

L'archivio comunale

L'archivio generale del Comune é composto da tutti gli atti ed i documenti formati dall'Amministrazione Comunale o provenienti da altri soggetti e da essa comunque utilizzati nello svolgimento delle proprie funzioni.
Attraverso la consultazione dei documenti di archivio é possibile ricostruire lo svolgimento di singole pratiche amministrative come pure la storia di particolari periodi o aspetti della vita della città .
Il documento più antico conservato nell'archivio comunale (un mandato di pagamento) risale al 1600.
La consultazione dell'archivio storico comunale é aperta a coloro che ne abbiano la necessità per motivi di studio o di ricerca. I tempi e le modalità della consultazione devono essere concordati con il Dott. Stefano Chioggia, Dirigente Area I, responsabile dell'archivio generale.

I documenti più antichi (dal 1600 al 1924) sono conservati a Palazzo Fascie Rossi (Corso Colombo 50), sede del Museo Archeologico e della Città di Sestri Levante e della Biblioteca Civica.

A causa della transitoria indisponibilità di locali adeguati e conformi ai requisiti di sicurezza ed alla normativa antincendio, una parte dell'archivio comunale (gli anni dal 1925 fino al 1964) é temporaneamente conservata nel deposito di una ditta specializzata nel comune di Desana (VC). I documenti sono ugualmente ordinati e consultabili.

Accesso alla documentazione amministrativa

A parte gli atti generali e i documenti dell'archivio storico, liberamente accessibili da chiunque, la possibilità per gli interessati di prendere visione o ricevere copia di atti o documenti relativi a specifici procedimenti é disciplinata dal Regolamento comunale sugli atti ed i procedimenti amministrativi e sull'accesso alla documentazione d'ufficio (Delib. Commiss. N. 94 del 30.9.1993), sulla base della legislazione vigente.

Modulo per la richiesta di accesso agli atti in formato .pdf compilabile (editabile con qualsiasi programma in grado di pubblicare files in formato .pdf: Acrobat, Scribus, Foxit, etc.)

Fonti normative

· Regolamento comunale sugli atti ed i procedimenti amministrativi e sull'accesso alla documentazione d'ufficio (Delib. Commiss. N. 94 del 30.9.1993);

· Legge 7.8.1990 n. 241;

· D.P.R. 28.12.2000 n. 445 - "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa";

. D.Lgs. 7.3.2005 n. 82 - “Codice dell'amministrazione digitale” e successive modifiche ed integrazioni introdotte dal decreto legislativo 30 dicembre 2010 n. 235 e dal decreto legge 13 agosto 2011, n. 138 (per una versione aggiornata del codice si rimanda al sito http://www.digitpa.gov.it/amministrazione-digitale/CAD-testo-vigente)

 

questa pagina è stata aggiornata il 26.02.2019